Giới thiệu ISO 9001

A) TỔNG QUAN VỀ ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có tên gọi đầy đủ là “Hệ thống Quản lý Chất lượng – Các yêu cầu (Quality Management Systems – Requirements”, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 5 vào năm 2015 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001 (được ban hành lần đầu vào năm 1987)

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực và cho mọi quy mô hoạt động.

ISO 9001:2015 đưa ra các chuẩn mực để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng một cách khoa học để kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng thỏa mãn khách hàng một cách ổn định. Khi một Tổ chức áp dụng ISO 9001:2015 sẽ tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, kiểm soát rủi ro, giảm thời gian và giảm chi phí phát sinh do những sai lỗi, đồng thời nâng cao năng lực và trách nhiệm của cán bộ công nhân viên.

Sự khác biệt lớn giữa ISO 9001:2015 và ISO 9001 các phiên bản trước đây đó là tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu Tổ chức thực hiện “tư duy rủi ro” trong mọi hoạt động. Tổ chức phải áp dụng các phương pháp, kỹ thuật đánh giá rủi ro và cơ hội để nhận diện ra được các rủi ro tiềm ẩn gây thiệt hại vượt quá cơ hội của Tổ chức, từ đó thực hiện các biện pháp kiểm soát ngăn ngừa rủi ro trong toàn hệ thống quản lý,  giúp cho Tổ chức không chỉ luôn “thỏa mãn khách hàng” mà còn có được các cơ hội của mình.

ISO 9001:2015 hiện nay được xem là một trong những giải pháp nền tảng để nâng cao năng lực quản lý và sự phát triển của Tổ chức. Chính vì vậy hầu hết các Tổ chức khi muốn nâng cao năng lực cạnh tranh, hiệu quả hoạt động đều chọn áp dụng ISO 9001:2015 và sau đó có thể áp dụng các hệ thống tiên tiến hơn Lean manufacturing (sản xuất tinh gọn), 6 sigma (triết lý cải tiến theo nguyên lý 6 sigma), các tiêu chuẩn chuyên biệt khác như ISO 14001; ISO 45001…

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là một tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2015 (ISO 9000:2015 series). Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2015 gồm các tiêu chuẩn sau:

– ISO 9000:2015:  “Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng ”.

– ISO 9001:2015:  “Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu ”.

– ISO 9002:2016:  “ Hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015   ”.

– ISO 9004:2018:  “QLCL- Hướng dẫn đạt được sự thành công bền vững”.

B) LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015

Những lợi ích  khi Tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là:

a) Có được khả năng cung cấp sản phẩm/dịch vụ ổn định đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan

b) Nâng cao sự hài lòng của khách hàng;

c) Giải quyết các rủi ro và kết hợp tận dụng được các cơ hội để đạt được mục tiêu mong đợi của Doanh nghiệp/Tổ chức;

d) Tăng khả năng chứng minh của Tổ chức về  quản lý chất lượng từ đó tạo niềm tin của khách hàng, nhà đầu tư, nhân viên, ….

C) 7 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (Quality management principles)

Nguyên tắc 1: Luôn hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 2: Sự Lãnh đạo

Nguyên tắc 3: Sự cam kết của mọi người

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Nguyên tắc 5: Cải tiến

Nguyên tắc 6: Đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng

Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015  áp dụng được hiệu quả trong tổ chức chỉ khi Bảy nguyên tắc quản lý chất lượng này được Lãnh đạo của Doanh nghiệp/Tổ chức nắm vững và sử dụng để dẫn dắt Tổ chức

D) Triết lý về quản lý chất lượng

14 Triết lý về quản lý chất lượng, do TS. W.E. Deming phát triển, xin được trích dẫn như sau:

1. Tạo ra mục tiêu thường trực về cải tiến:

  • Hoạch định chất lượng một cách dài hạn.
  • Hạn chế phản ứng bằng các giải pháp ngắn hạn.
  • Không nên chỉ thực hiện một việc tốt hơn – nên tìm những hành động tốt hơn để làm.
  • Dự đoán và chuẩn bị cho các thách thức trong tương lai và luôn có mục đích làm tốt hơn.

2. Áp dụng triết lý mới:

  •  Đưa chất lượng vào toàn tổ chức.
  • Đặt nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu hơn là phản ứng với các áp lực về cạnh tranh, thiết kế sản phẩm/dịch vụ đáp ứng các nhu cầu này.
  • Chuẩn bị cho những thay đổi cơ bản về cách thức vận hành của doanh nghiệp. Tập trung vào lãnh đạo chứ không chỉ quản lý.
  • Thiết lập và triển khai tầm nhìn của doanh nghiệp về chất lượng.

3. Chấm dứt việc dựa vào kiểm tra:

  • Việc kiểm tra vừa tốn kém lại thiếu sự đáng tin cậy, việc này không cải tiến chất lượng mà chỉ xác định được sự thiếu chất lượng.
  • Đưa chất lượng vào trong các quá trình, từ đầu đến cuối.
  • Không chỉ tìm những điều doanh nghiệp làm sai, cần loại bỏ những điều đó.
  • Sử dụng các phương pháp thống kê, không chỉ là kiểm tra về vật chất – để chứng tỏ rằng quá trình đang hoạt động tốt.

4. Sử dụng một nhà cung cấp cho mỗi hạng mục:

  • Chất lượng phụ thuộc vào sự ổn định – sự biến thiên trong đầu vào càng nhỏ thì sự biến thiên ở đầu ra càng nhỏ.
  • Xem các nhà cung cấp như là các đối tác về chất lượng. Khuyến khích họ đầu tư thời gian cải tiến chất lượng của họ và không nên chỉ cạnh tranh cho các đơn hàng của doanh nghiệp về giá.
  • Phân tích tổng chi phí, không chỉ là chi phí ban đầu của sản phẩm.
  • Sử dụng các thống kê chất lượng để đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp.

5. Cải tiến thường xuyên và liên tục:

  • Cải tiến liên tục các hệ thống và các quá trình của doanh nghiệp. Áp dụng vòng tròn P-D-C-A để phân tích và cải tiến quá trình.
  • Tập trung vào giáo dục và đào tạo để mọi người đều có thể thực hiện công việc của họ tốt hơn.
  • Sử dụng Kaizen như một mô hình để giảm thiểu lãng phí và cải tiến năng suất, hiệu quả và an toàn.

6. Sử dụng đào tạo trên công việc:

  • Đào tạo để có sự ổn định nhằm giảm thiểu biến thiên.
  • Xây dựng nền tảng cho các tri thức chung.
  • Cho phép người lao động hiểu vai trò của họ trong cả bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.
  • Khuyến khích nhân viên học tập từ người khác và cung cấp một môi trường và văn hóa cho hoạt động nhóm hiệu quả.

7. Triển khai sự lãnh đạo:

  • Hãy trong đợi nhân viên quản lý và giám sát hiểu nhân viên của mình và các quá trình họ sử dụng.
  • Không chỉ đơn thuần giám sát, hãy cung cấp các hỗ trợ và nguồn lực để mỗi nhân viên có thể thực hiện công việc của họ một cách tốt nhất. Hãy là một hướng dẫn viên thay vì là một cảnh sát.
  • Nhấn mạnh sự quan trọng của phương thức quản lý hợp tác và phong cách lãnh đạo chuyển hóa.
  • Tìm cách để đạt được hết khả năng mà không chỉ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu.

8. Loại trừ sự lo sợ:

  • Cho phép mọi người có thể thực hiện  tốt nhất với khả năng của họ bằng cách đảm bảo rằng họ không sợ đề xuất các ý tưởng hoặc sự băn khoăn.
  • Để mọi người biết rằng mục đích là đạt được chất lượng cao hơn thông qua việc thực hiện đúng nhiều việc và doanh nghiệp không đổ lỗi cho nhân viên khi sao lỗi xảy ra.
  • Làm cho nhân viên cảm thấy mình có giá trị, khuyến khích họ tìm các phương pháp tốt hơn để thực hiện công việc.
  • Hãy đảm bảo rằng nhân viên có thể tiếp cận được với quản lý và người quản lý làm việc với các nhóm để thực hiện công việc theo lợi ích tốt nhất của doanh nghiệp.
  • Sử dụng hệ thống trao đổi thông tin mở và trung thực để loại bỏ sự lo sợ trong tổ chức.

9. Phá bỏ các rào cản giữa các bộ phận chức năng:

  • Xây dựng khái niệm “khách hàng nội bộ”  và nhận biết được rằng mỗi bộ phận/chức năng phục vụ bộ phận/chức năng khác sử dụng kết quả đầu ra của mình.
  • Thiết lập một tầm nhìn chia sẻ chung.
  • Sử dụng các nhóm làm việc liên chức năng để hình thành sự hiểu biết lẫn nhau và giảm thiểu các mối quan hệ tiêu cực.
  • Tập trung vào sự hợp tác và thống nhất thay vì sự thỏa hiệp.

10. Loại bỏ các câu khẩu hiệu chung chung:

  • Hãy để mọi người biết chính xác doanh nghiệp muốn gì, đừng để họ phải đoán. “Dịch vụ tuyệt hảo” là một khẩu hiệu ngắn, dễ nhớ nhưng lại không rõ về nghĩa và cách thức để đạt được, trong khi thông điệp sẽ rõ ràng hơn với khẩu hiệu “Bạn có thể làm tốt hơn nếu bạn cố gắng”.
  • Đừng để lời nói và các khẩu hiệu dễ nghe thay thế cho sự lãnh đạo hiệu quả. Hãy làm rõ những mong đợi của doanh nghiệp và khe ngợi mọi người một cách trực tiếp khi họ làm tốt công việc.

11. Loại bỏ việc quản lý theo mục tiêu:

  • Hãy nhìn vào cách thức mà quá trình được thực hiện chứ không chỉ các mục tiêu số học. Các chỉ tiêu về sản xuất có thể khuyến khích tăng số lượng và chất lượng thấp.
  • Cung cấp sự hỗ trợ và nguồn lực để mức sản xuất và chất lượng đều ở mức cao và có thể đạt được.
  • Đo lường quá trình hơn là những con người phía sau các quá trình đó.

12. Loại bỏ rào cản với sự tự hào về thực hiện công việc:

  • Hãy để mọi người nhận sự tự hào về công việc của mình mà không bị đánh giá hoặc so sánh.
  • Hãy đối xử công bằng với từng người, đừng để mọi người cạnh tranh với nhau cho các phần thưởng bằng tiền hoặc phần thưởng khác. Cùng với thời gian, hệ thống chất lượng sẽ nâng cao mức độ công việc của mỗi người đến một mức chất lượng cao đồng đều.

13. Thực hiện giáo dục và tự cải tiến:

  • Cải thiện các kỹ năng hiện tại của nhân viên.
  • Khuyến khích mọi người phát triển các kỹ năng mới để chuẩn bị cho các thay đổi và thách thức trong tương lai.
  • Phát triển các kỹ năng để làm cho lực lượng lao động của doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với các thay đổi và có khả năng cao hơn trong xác định và đạt được các cải tiến.

14. Hãy làm cho “sự chuyển hóa” trở thành công việc của mỗi người:

  • Cải tiến tổ chức một cách tổng thể thông qua việc mỗi người đều có bước tiến bộ về chất lượng.
  • Phân tích từng bước nhỏ và hiểu rõ điều đó gắn với bức tranh lớn hơn như thế nào.
  • Sử dụng các nguyên lý quản lý thay đổi hiệu quả để đưa những ý tưởng và triết lý trong 14 điểm này vào thực tế./.

E) Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Sơ đồ Tổng hợp các điều khoản của ISO 9001:2015 

 

Mô hình tiêu chuẩn ISO 9001:2015 theo chu trình PCDA

 

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không thể bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi, nhưng chắc chắn rằng hệ thống này tạo nên sức mạnh cạnh tranh của tổ chức, giúp Tổ chức/Doanh nghiệp tồn tại và phát triển hơn đồng thời chứng minh sự tin cậy của Tổ chức/Doanh nghiệp, nhờ vào :

  • Xác định rõ bối cảnh của Tổ chức/Doanh nghiệp, hiểu rõ các cơ hội, rủi ro bên ngoài và bên trong doanh nghiệp từ đó định được chiến lược kinh doanh, chiến lược phát triển phù hợp với tổ chức và bối cảnh
  • Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.
  • Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn
  •  Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi hoạt động sẽ được thực hiện thích hợp và khoa học.
  • Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót ở tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên nhân cũ đã từng xảy ra.
  • Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến toàn bộ hệ thống.
  • Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đều chắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng.

 

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Phòng Tư vấn – Công ty VINALEAN

Địa chỉ: Số 24/6 Văn Quán- Quận Hà Đông- TP. Hà Nội

Tel: 024.22372626 /  024.22372828

Mobile: 0983.349239

Email: vnlean@gmail.com

Tin Liên Quan